Obiettivo: far entrare la merce in magazzino con piena tracciabilità e un dataset logistico completo, minimizzando errori e ambiguità.
1. Preparazione al ricevimento (Pre-receiving)
Prima che l’automezzo arrivi, è utile predisporre alcune attività:
- Conferma del piano di consegna / ASN (Advance Shipping Notice)
Il fornitore invia anticipatamente (EDI o altro) i dettagli del carico: articoli, quantità, lotti, imballi, orari.
Questo consente al magazzino di allocare banchina, risorse e predisporre le infrastrutture. - Verifica documenti e standard richiesti
Si richiedono al fornitore le etichette standard (barcode, EAN-128, RFID), formati di confezionamento (pezzi per collo, colli per pallet, misure, peso), e istruzioni speciali (scadenze, controllo qualità). - Allocazione delle risorse umane e strumenti
Preparare carrelli, transpallet, scanner, bilance, personale qualificato, aree di quarantena e smistamento. - Pulizia e allestimento area di ricevimento
Avere spazio libero, percorsi liberi, aree dedicate per colli in attesa di controllo o in quarantena.
2. Arrivo e scarico
- Coordina l’arrivo al gate
Il mezzo accede all’area di scarico, l’operatore del magazzino riceve il conducente, controlla i documenti (DDT, bolla, packing list) e attiva la procedura di scarico. - Scarico fisico
Il carico viene scaricato con mezzi idonei (carrelli elevatori, transpallet) da banchina o punto di ingresso. Si presta attenzione alla sequenza (scarico back-to-front, se previsto). - Rilevazione delle prime informazioni
Durante lo scarico, si annotano i dati base: orario, condizioni visibili (danni, imballaggi), numero di colli rilevati nel momento dello scarico.
3. Verifica e ispezione
- Confronto quantitivo con documento
Si confrontano i colli fisici scaricati con le quantità previste (bolla, ordine). Si registrano discrepanze. - Controllo qualitativo
Si ispeziona l’integrità degli imballaggi, lo stato visibile della merce, sigilli, danni apparenti.
Se previsto, si eseguono controlli di follow-up (dimensioni, difetti, parametri critici). - Separazione in “quarantena / riserva / accettazione condizionata”
Se qualcosa non è conforme, quel collo può essere isolato per ulteriori controlli o decisioni.
4. Identificazione e registrazione univoca
Indipendentemente dalla modalità (etichettata o meno), in questa fase il collo diventa “oggetto informativo”:
- Merce già etichettata
Scansione del barcode / RFID / etichetta EAN-128 per acquisire l’ID del collo. - Merce non etichettata
Generazione di un ID interno univoco (es. “RCV-YYYYMMDD-XXX”), applicazione etichetta interna con codice, lotto/ordine/fornitore. - Integrazione da flussi EDI / ASN
Se si aveva già una previsione, il sistema associa il collo al documento elettronico e verifica coerenza con dati arrivati (quantità, lotti). - Etichette EAN-128 evolute
L’etichetta contiene informazioni strutturate (articolo, lotto, quantità, scadenza, seriale). Una sola scansione popola automaticamente i campi del WMS. - Ricevimenti da resi / RMA
Al ricevimento di merce restituita si associa il collo al documento RMA / reso, si verifica la congruenza e si gestisce separatamente. - Sistemi automatici (nastri, rulliere, sorter, AGV, LGV)
Il collo entra nella catena automatica, viene letto (scanner, RFID, visione) e smistato automaticamente verso la postazione corretta, mentre il sistema registra l’evento.
5. Arricchimento dati e tracciabilità
Una volta identificato il collo, il WMS (o sistema abbinato) chiede / acquisisce informazioni supplementari:
- Formati di confezionamento (UM → collo → strato → pallet)
Parametri utili per lo stoccaggio automatico, per il percorso di picking e per ottimizzare spazio. - Lotti / seriali
Identificazione del lotto di produzione o serial number per singoli pezzi. - Date di scadenza / shelf-life residua
Calcolo della durata residua, verifica di scadenze minime richieste (es. non accettare merce troppo prossima alla scadenza). - Stato di conformità / qualifica
Qualifica “OK / KO / Quarantena / Accettazione condizionata”, con motivazioni e azioni conseguenti. - Acquisizione immagini e documenti
L’operatore può scattare foto da terminale per documentare danni, anomalie, condizione dell’imballo. Le immagini sono allegate alla riga di ricevimento. - Notifiche e workflow
In base all’esito e alla qualifica, si generano notifiche automatiche (email, alert) a responsabili o clienti, per attivare le azioni successive (rilavorazione, blocco, accettazione condizionata).
6. Assegnazione ubicazione e stoccaggio
- Calcolo dell’ubicazione ottimale
Il WMS applica regole di allocazione (velocity, compatibilità, peso, dimensioni, flusso FIFO/FEFO) per individuarla. - Trasferimento al punto di stoccaggio
L’operatore o i sistemi automatici spostano il collo alla posizione assegnata (scaffale, zona pallet, ripiano). - Registrazione dello spostamento
Il sistema registra l’evento di “put-away”, con data/ora, operatore, percorso effettuato. - Verifica finale e disponibilità per processi a valle
Il collo è ufficialmente disponibile per picking, prelievo, o ulteriori processi (produzione, kit, cross-dock).
7. Monitoraggio, KPI ed eccezioni
- Tempi “dock-to-stock” / “gate-to-shelf”
Misurazione del tempo medio tra arrivo al gate e stoccaggio completo. - Accuratezza di ricevimento
Tasso di colli corretti / colli con discrepanze (quantitative o qualitative). - Errori rilevati / rilavorazioni / resi
Numero di interventi correttivi originati da errori in ricevimento. - Scostamenti documentali / differenze con EDI / ASN
Discrepanza tra dati previsti e dati rilevati. - Tempo di notifica / risposta su anomalie
Tempo medio entro il quale viene notificato un collo non conforme e la risposta viene presa. - Gestione eccezioni
Flusso per colli in “quarantena / blocco / rilavorazione / ritorno fornitore”.
8. Miglioramenti e best practice
- Standardizzazione e SOP (procedure operative standard)
Ogni ricevimento segue un procedimento uniforme. - Uso massivo di codifica (barcode, RFID, EAN-128)
Riduce errori manuali e velocizza l’immissione dei dati. - Preavvisi e coordinamento con fornitori tramite EDI/ASN
Più informazioni in anticipo = meno errori di ricevimento. - Integrazione con hardware / controllini / IoT
Scanner, bilance, sensori, nastri, AGV dialogano tramite API per generare eventi automatici. - Formazione continua e audit periodici
Verifiche incrociate, controlli a campione e aggiornamenti procedurali. - Feedback verso fornitori
Segnalare errori sistematici (imballaggi non conformi, etichette mancanti) per migliorare la qualità in ingresso.
