Gemap – Descrizione Tecnica Funzionale del Software WMS Gemap

Descrizione Tecnica Funzionale del Software WMS Gemap

SISTEMA WMS GEMAP

Indice:

Introduzione e Scopo del Documento
Architettura Generale e Tecnologie
Caratteristiche Tecniche Fondamentali
Moduli Funzionali di Gemap
4.1. Configurazione e Anagrafiche di Base
4.2. Gestione Mappa del Magazzino
4.3. Gestione Flussi Inbound (Entrata Merci)
4.4. Gestione Stoccaggio e Movimentazioni Interne
4.5. Gestione Inventario e Tracciabilità Avanzata
4.6. Gestione Flussi Outbound (Uscita Merci)
4.7. Modulo di Pianificazione Avanzata e Simulazione (Strumento “Intelligent Planning Engine”)
4.8. Monitoraggio, Controllo e Notifiche
4.9. Gestione Documentale Integrata
4.10. Reporting e Business Intelligence
4.11. Gestione Utenti, Ruoli e Sicurezza
Funzionalità Specifiche per Logistica Conto Terzi (3PL)
Funzionalità Specifiche per Azienda Manifatturiera
Integrazioni
Conclusioni

1. Introduzione e Scopo del Documento

Il presente documento descrive le coperture funzionali del software Warehouse Management System (WMS) denominato Gemap. Gemap è una soluzione enterprise progettata per la gestione completa, efficiente e ottimizzata dei processi di magazzino, sia per operatori logistici conto terzi (3PL) che per aziende manifatturiere con magazzini interni di materie prime, semilavorati e prodotti finiti. L’obiettivo di Gemap è fornire uno strumento potente e flessibile per massimizzare l’efficienza operativa, garantire la piena tracciabilità delle merci, ridurre i costi e migliorare il livello di servizio. Gemap opera in sinergia con l’applicazione Movemap, utilizzata dagli operatori su terminali mobili per l’esecuzione delle attività di magazzino. Questo documento si concentra sulle funzionalità di Gemap.

2. Architettura Generale e Tecnologie

Gemap è sviluppato con una moderna architettura web a servizi (Service-Oriented Architecture – SOA). Questo approccio garantisce:

Accessibilità: Fruibile tramite browser web da qualsiasi postazione autorizzata.
Scalabilità: Capacità di adattarsi a volumi crescenti di dati e utenti.
Interoperabilità: Facilità di integrazione con sistemi esterni (ERP, MES, TMS, sistemi di automazione) tramite API standard (es. REST, SOAP).
Manutenibilità: Aggiornamenti e modifiche modulari con impatto ridotto sul sistema complessivo.
Robustezza: Elevata affidabilità e disponibilità del servizio.

La separazione tra la logica di gestione (Gemap) e l’esecuzione operativa (Movemap) permette una specializzazione delle interfacce e delle funzionalità, ottimizzando l’esperienza utente per ciascun ruolo.

3. Caratteristiche Tecniche Fondamentali

Gemap è intrinsecamente progettato per essere:

Multiutente: Supporto per un numero illimitato di utenti concorrenti, con profili e permessi personalizzabili.
Multilingua: Interfaccia utente e documentazione disponibili in diverse lingue, configurabili a livello di singolo utente.
Multimagazzino/Multiazienda: Capacità di gestire contemporaneamente più siti logistici e/o più entità aziendali (committenti nel caso di 3PL) all’interno della stessa istanza software.
Tracciabilità Avanzata e Flessibile:
- Gestione di un numero indefinito di variabili di tracciabilità per ogni unità logistica (UDC – Unità Di Carico) o articolo.
- Variabili standard: Lotto di produzione, numero di serie/matricola, data di scadenza, data di produzione, stato qualitativo.
- Variabili personalizzabili: Possibilità di definire attributi specifici per cliente, prodotto o settore (es. colore, calibro, paese d’origine, certificazioni specifiche, SSCC).
- Tracciabilità completa end-to-end, dalla ricezione alla spedizione, incluse tutte le movimentazioni interne e le trasformazioni.

4. Moduli Funzionali di Gemap

Gemap è strutturato in moduli interconnessi che coprono l’intero ciclo di vita delle merci all’interno del magazzino.

4.1. Configurazione e Anagrafiche di Base
Questo modulo permette la definizione e la manutenzione di tutti i dati anagrafici fondamentali per il funzionamento del WMS.

Anagrafica Articoli:
- Codice articolo, descrizione multilingua, unità di misura (base, alternative, di acquisto, di vendita, di stoccaggio), peso, volume, dimensioni.
- Classificazioni (famiglia, categoria, ABC).
- Parametri di stoccaggio (es. stackability, FIFO/LIFO/FEFO, temperatura controllata).
- Definizione delle variabili di tracciabilità richieste per l’articolo.
- Gestione codici a barre (EAN, UPC, interni, GS1-128).
- Informazioni specifiche per 3PL (codice articolo del committente).
Anagrafica Clienti e Fornitori: Dati anagrafici, indirizzi, contatti, condizioni di trasporto.
Anagrafica Committenti (per 3PL): Gestione centralizzata dei clienti per i quali si eroga il servizio logistico, con possibilità di definire regole e logiche specifiche per ciascuno.
Anagrafica Vettori: Dati dei trasportatori, tipologie di servizio.
Anagrafica Imballi: Tipologie di Unità di Carico (pallet, casse, cartoni), dimensioni, tare.
Causali di Magazzino: Definizione personalizzabile delle causali per tutte le movimentazioni (carico, scarico, rettifica, trasferimento, ecc.).
Regole di Business: Configurazione di regole per allocazione, prelievo, replenishment, ecc.

4.2. Gestione Mappa del Magazzino
Permette la definizione logica e fisica dettagliata del layout del magazzino, fondamentale per l’ottimizzazione dei percorsi e l’allocazione delle merci.

Definizione Strutturale:
- Magazzini, Aree (es. ricezione, stoccaggio, picking, cross-docking, quarantena, produzione).
- Zone (es. per tipologia merce, temperatura, classe ABC, committente).
- Corsie, Scaffalature, Piani, Celle (ubicazioni).
Caratteristiche Ubicazioni:
- Dimensioni, capacità (peso, volume, numero UDC).
- Tipologia (es. a terra, scaffale, drive-in, picking face).
- Restrizioni (es. solo per certi articoli, solo per certi committenti, bloccata).
- Coordinate per ottimizzazione percorsi.
- Indice di rotazione, logiche di accessibilità.
Visualizzazione Grafica (opzionale): Rappresentazione 2D/3D della mappa del magazzino.

4.3. Gestione Flussi Inbound (Entrata Merci)
Gestione completa del processo di accettazione e registrazione delle merci in ingresso.

Documenti Previsionali di Ingresso (ASN – Advanced Shipping Notice):
- Importazione manuale o automatica (EDI, API) da ERP o fornitori.
- Dettaglio articoli, quantità, lotti, scadenze attese.
Pianificazione Arrivi e Booking Slot: Gestione degli appuntamenti con i vettori per l’accesso alle baie di carico.
Processo di Ricevimento:
- Identificazione del documento previsionale.
- Verifica corrispondenza merce fisica vs. documento.
- Registrazione quantità ricevute, lotti, numeri di serie, scadenze e altre variabili di tracciabilità.
- Gestione non conformità (merce danneggiata, quantità errate).
- Stampa etichette UDC (con barcode GS1-128 o custom) per la tracciabilità interna.
- Possibilità di cross-docking diretto se applicabile.
Controllo Qualità (opzionale):
- Definizione piani di campionamento e controlli.
- Blocco merce in attesa di ispezione.
- Registrazione esiti e sblocco/scarto merce.
Putaway (Messa a Dimora):
- Assegnazione automatica delle ubicazioni di stoccaggio basata su regole configurabili:
  - FIFO, LIFO, FEFO.
  - Prossimità a zone di picking.
  - Caratteristiche articolo (dimensioni, peso, classe ABC, temperatura).
  - Riempimento ottimizzato delle ubicazioni.
  - Dedicazione ubicazioni a specifici articoli o committenti.
  - Logiche di “vuoto per pieno”.
- Generazione missioni di putaway per Movemap.
- Conferma messa a dimora tramite scansione barcode ubicazione e UDC.

4.4. Gestione Stoccaggio e Movimentazioni Interne
Ottimizzazione dell’utilizzo dello spazio e gestione efficiente delle merci all’interno del magazzino.

Ordini di Movimentazione Interna:
- Trasferimenti tra ubicazioni, aree o magazzini.
- Rifornimento (Replenishment) delle aree di picking da quelle di stock.
  - Trigger automatici (soglie minime, ordini di prelievo in attesa).
  - Logiche “top-off”.
- Consolidamento merci (unione di UDC parziali dello stesso articolo/lotto).
- Riorganizzazione magazzino (es. per stagionalità, cambio layout).
Generazione Missioni di Movimentazione: Assegnazione ottimizzata agli operatori tramite Movemap.
Tracciabilità delle Movimentazioni: Ogni spostamento è registrato.

4.5. Gestione Inventario e Tracciabilità Avanzata
Visibilità in tempo reale e accuratezza dei dati di inventario.

Visualizzazione Giacenze:
- Query in tempo reale su disponibilità per articolo, lotto, ubicazione, stato (disponibile, impegnato, in controllo qualità, bloccato).
- Dettaglio di tutte le variabili di tracciabilità associate.
- Storico movimenti per UDC/articolo/lotto.
Rettifiche Inventariali:
- Movimenti di carico/scarico manuali con causali specifiche.
- Gestione per rotture, scarti, obsolescenza.
- Audit trail completo delle rettifiche.
Inventario Fisico e Conteggio Ciclico (Cycle Counting):
- Pianificazione inventari (completi o a rotazione).
- Generazione liste di conta per ubicazione, articolo, zona.
- Supporto a conteggi “ciechi” o con quantità attesa.
- Registrazione conteggi (anche tramite Movemap).
- Riconciliazione automatica o assistita delle differenze.
- Reportistica sulle discrepanze inventariali.
Gestione Stati Merce:
- Disponibile, Impegnato, In Quarantena, Bloccato, In Transito, Riservato.
- Possibilità di definire stati personalizzati.
- Workflow per cambio stato.
Recall Management: Funzionalità per identificare e isolare rapidamente prodotti/lotti specifici in caso di richiamo.

4.6. Gestione Flussi Outbound (Uscita Merci)
Processo completo dalla ricezione dell’ordine cliente alla spedizione.

Ordini di Prelievo/Spedizione:
- Importazione manuale o automatica (EDI, API, e-commerce) da ERP o sistemi cliente.
- Dettaglio articoli, quantità, indirizzo di destinazione, data di consegna richiesta.
Allocazione Ordini:
- Verifica disponibilità merce.
- Allocazione automatica delle UDC/lotti/seriali da prelevare secondo regole:
  - FIFO, LIFO, FEFO.
  - Priorità cliente/ordine.
  - Ottimizzazione percorsi di picking.
  - Ubicazioni di prelievo dedicate.
Pianificazione Ondate (Wave Planning):
- Raggruppamento di ordini in “onde” per ottimizzare il prelievo (es. per destinazione, vettore, priorità, tipo di merce).
Generazione Liste di Prelievo (Picking List) / Missioni di Picking:
- Assegnazione agli operatori (Movemap).
- Diverse strategie di picking supportate:
  - Prelievo discreto (ordine per ordine).
  - Prelievo a zone.
  - Prelievo massivo (Batch picking).
  - Cluster picking.
- Ottimizzazione dei percorsi di prelievo.
Processo di Prelievo (eseguito su Movemap, gestito da Gemap):
- Conferma prelievo tramite scansione barcode articolo/UDC/ubicazione.
- Gestione prelievi parziali o mancanze.
Imballaggio (Packing):
- Registrazione delle UDC di spedizione (colli).
- Generazione etichette collo (con SSCC se richiesto).
- Produzione Packing List.
Consolidamento Spedizioni: Raggruppamento colli per destinazione/vettore.
Liste di Carico:
- Generazione documenti per il vettore.
- Verifica caricamento merci sul mezzo.
Chiusura Spedizione e Uscita Merce:
- Conferma uscita merce dal magazzino.
- Aggiornamento stato ordini.

4.7. Modulo di Pianificazione Avanzata e Simulazione (“Intelligent Planning Engine”)
Questo potente strumento, integrato in Gemap, è cruciale specialmente per le aziende manifatturiere, ma utile anche in contesti 3PL complessi.

Input della Simulazione:
- Ordini di prelievo ricevuti e non ancora processati.
- Stato attuale delle risorse di magazzino (operatori, carrelli).
- Giacenze disponibili.
- Capacità produttive (se integrato con MES o dati di produzione).
- Orari di lavoro, calendari.
Motore di Regole Configurabile:
- Prioritizzazione ordini (es. urgenza, cliente VIP, data consegna).
- Logiche di raggruppamento per ottimizzare la produzione (es. per tipo prodotto, setup macchine).
- Vincoli di capacità (magazzino, produzione).
Funzionalità di Simulazione:
- Creazione di scenari “what-if”.
- Proposizione di un piano ottimizzato di ordini da mandare in produzione (per manifatturiero) o di ondate di prelievo (per magazzino).
Schedulazione Automatica della Simulazione e Pianificazione:
- Basata su Orari: Esecuzione a intervalli predefiniti (es. ogni ora, a fine giornata).
- Basata su Eventi/Soglie:
  - Al raggiungimento di un certo numero di ordini in attesa nella coda di simulazione.
  - Dopo l’arrivo di un certo numero di nuovi ordini dall’ultima esecuzione.
  - Al superamento di un intervallo di tempo predefinito dall’ultima esecuzione, se ci sono ordini pendenti.
- Basata su Carico Residuo e AI:
  - Analisi degli ordini residui da lavorare in Gemap.
  - Utilizzo di modelli di Intelligenza Artificiale (AI) per stimare il tempo residuo al completamento degli ordini attuali, considerando:
    - Risorse disponibili (operatori, attrezzature).
    - Performance storiche (tempi medi per attività/operatore).
    - Complessità degli ordini in simulazione.
    - Tempo residuo nell’orario lavorativo corrente.
  - La simulazione può essere attivata se l’AI prevede la possibilità di processare nuovi ordini entro i vincoli temporali.
Output della Pianificazione:
- Creazione automatica di “Ordini di Lavorazione” (per produzione) o “Onde di Prelievo Pianificate”.
- Allocazione ottimizzata delle risorse.
- Visibilità sulle tempistiche previste.

4.8. Monitoraggio, Controllo e Notifiche
Fornisce visibilità in tempo reale sullo stato delle operazioni e strumenti per la gestione proattiva.

Dashboard Operative:
- Visualizzazione grafica dello stato del magazzino (es. % riempimento, ordini in/out, missioni attive).
- KPI principali (es. puntualità spedizioni, accuratezza inventariale, tempo ciclo ordini).
Monitoraggio Attività in Corso:
- Stato avanzamento missioni (ricevimento, putaway, prelievo, movimentazione) per operatore e per documento.
- Tracciamento stato dei documenti (ASN, ordini di prelievo, liste di carico).
- Identificazione colli di bottiglia o ritardi.
Sistema di Allerta e Notifiche:
- Notifiche automatiche (configurabili) a utenti interni o terze parti (clienti, fornitori, vettori):
  - Via messaggi interni al sistema.
  - Via email.
  - (Potenzialmente SMS o altre integrazioni).
- Eventi scatenanti: ricezione merce, spedizione avvenuta, ritardi, non conformità, raggiungimento soglie di stock.
Audit Trail: Registrazione dettagliata di tutte le operazioni significative eseguite sul sistema, con indicazione di utente e timestamp.

4.9. Gestione Documentale Integrata
Centralizzazione della gestione dei documenti di magazzino.

Emissione e Stampa Documenti:
- Etichette UDC, etichette collo, etichette ubicazione.
- Documenti di Trasporto (DDT) – spesso integrato con ERP.
- Packing list.
- Liste di carico.
- Report di ricezione.
- Modulistica personalizzabile.
Invio Elettronico e Archiviazione:
- Invio automatico di documenti (PDF, CSV, XML) via email.
- Archiviazione documenti su repository interni o esterni (es. portali dedicati, server FTP/SFTP).
- Integrazione con sistemi di Document Management System (DMS).

4.10. Reporting e Business Intelligence
Fornisce strumenti per l’analisi dei dati e il supporto decisionale.

Report Standard: Ampia gamma di report predefiniti su giacenze, movimentazioni, performance, produttività operatori, storico ordini, ecc.
Report Builder (opzionale): Strumento per la creazione di report personalizzati da parte degli utenti (con adeguati permessi).
Esportazione Dati: In formati standard (Excel, CSV, PDF).
Integrazione con strumenti di BI esterni: Possibilità di esporre i dati per l’analisi con piattaforme di Business Intelligence dedicate.

4.11. Gestione Utenti, Ruoli e Sicurezza
Garantisce l’accesso controllato e sicuro alle funzionalità e ai dati.

Gestione Utenti: Creazione e manutenzione profili utente.
Gestione Ruoli: Definizione di ruoli (es. operatore magazzino, supervisore, amministratore) con specifici set di permessi.
Matrice dei Permessi: Configurazione granulare dei diritti di accesso (visualizzazione, creazione, modifica, cancellazione) per ciascuna funzionalità e modulo.
Policy di Sicurezza: Gestione password, log di accesso, sessioni.

5. Funzionalità Specifiche per Logistica Conto Terzi (3PL)

Gemap include funzionalità mirate per le esigenze dei fornitori di servizi logistici:

Gestione Multi-Committente:
- Separazione logica dei dati e delle giacenze per ciascun committente.
- Configurazione di regole di business, flussi e anagrafiche articoli specifiche per committente.
- Visibilità limitata ai soli dati di pertinenza per gli utenti del committente (se accesso consentito).
Fatturazione Servizi Logistici (Billing):
- Tracciamento automatico delle attività “fatturabili” (es. ricezioni, stoccaggio per UDC/giorno, prelievi, packing, VAS).
- Configurazione listini prezzi per committente e per servizio.
- Generazione report di pre-fatturazione esportabili verso sistemi contabili.
Value Added Services (VAS):
- Gestione di attività a valore aggiunto (es. kitting, etichettatura speciale, assemblaggio leggero, co-packing).
- Tracciamento dei materiali consumati e del tempo impiegato per VAS.
Portale Clienti (opzionale): Interfaccia web dedicata ai committenti per visualizzare giacenze, stato ordini, inserire richieste, scaricare report.

6. Funzionalità Specifiche per Azienda Manifatturiera

Per le aziende manifatturiere, Gemap offre funzionalità che si integrano con il ciclo produttivo:

Gestione Magazzini di Produzione:
- Materie prime, componenti, semilavorati (WIP), prodotti finiti.
- Aree di magazzino dedicate alla produzione (es. buffer di linea).
Integrazione con Ordini di Produzione (da MES/ERP):
- Ricezione distinta base e fabbisogni materiali.
- Generazione missioni di prelievo per alimentare le linee di produzione.
- Gestione del “backflushing” (scarico automatico componenti a consuntivo produzione).
Versamento Prodotti Finiti:
- Ricevimento prodotti finiti da fine linea.
- Stampa etichette UDC per prodotti finiti e loro messa a dimora.
Gestione Kitting:
- Creazione di kit di componenti per ordini di produzione o per clienti.
- Prelievo coordinato dei componenti del kit.
Supporto a Logiche Kanban o Just-in-Time (JIT):
- Rifornimento delle linee produttive basato su segnali di consumo.
L’ “Intelligent Planning Engine” (descritto al 4.7) è particolarmente strategico in questo contesto per pianificare gli ordini da portare in produzione in base agli ordini cliente e alle capacità.

7. Integrazioni

La capacità di Gemap di integrarsi con altri sistemi aziendali è fondamentale:

ERP (Enterprise Resource Planning): Scambio dati anagrafici (articoli, clienti, fornitori), ordini di vendita/acquisto, movimenti contabili di magazzino, fatturazione.
MES (Manufacturing Execution System): Scambio ordini di produzione, fabbisogno materiali, consuntivazione produzione, versamento prodotti finiti.
TMS (Transportation Management System): Scambio dati spedizioni, pianificazione trasporti, tracking.
Sistemi di Automazione: Integrazione con magazzini automatici (trasloelevatori, AGV, convogliatori, sorter), sistemi pick-to-light/voice.
Piattaforme E-commerce: Importazione ordini, aggiornamento disponibilità.
Sistemi Contabili: Per la fatturazione dei servizi 3PL.
Portali Clienti/Fornitori: Scambio documenti e informazioni.

Le integrazioni avvengono tipicamente tramite:

API (REST/SOAP Web Services)
Scambio File (EDI, XML, CSV, TXT) su FTP/SFTP o cartelle condivise
Database-to-Database (meno comune per architetture moderne)

8. Conclusioni

Gemap si configura come una soluzione WMS completa, moderna e flessibile, capace di indirizzare le complesse esigenze operative sia dei magazzini di logistica conto terzi che dei magazzini interni alle aziende manifatturiere. La sua architettura web a servizi, le funzionalità multiutente e multilingua, e soprattutto la sua capacità di tracciabilità granulare su un numero indefinito di variabili, lo rendono uno strumento all’avanguardia. L’inclusione di un potente motore di pianificazione e simulazione, con capacità di schedulazione intelligente e input da AI, permette un’ottimizzazione proattiva dei flussi e delle risorse. Il monitoraggio in tempo reale, le notifiche e la gestione documentale integrata completano il quadro, offrendo un controllo totale e una visibilità completa sulle operazioni di magazzino, contribuendo significativamente all’efficienza, alla riduzione dei costi e al miglioramento del servizio al cliente.